Wdrożona platforma nie spełnia założonych oczekiwań? Te błędy mogą być tego powodem

Wiele przedsiębiorstw chętnie dzieli się informacjami na temat efektów wdrożenia e-learningu. Dzięki temu możemy dowiedzieć się między innymi tego, że implementacja takich rozwiązań pozwoliła firmie Dow Chemicals oszczędzić 34 miliony dolarów. W przypadku IBM deklarowane oszczędności wynikające z wdrożenia e-learningu sięgnęły natomiast kwoty na poziomie ponad 200 milionów dolarów!

Zalety nowoczesnych systemów i dobrze zaprojektowanych e-szkoleń nie ograniczają się jednak wyłącznie do redukcji kosztów. Jak pokazują dane „eLearning Statistics Companies Need to Know”, e-learning pozwala także skrócić czas potrzebny na zdobycie wiedzy (nawet o 60%!), zwiększyć zaangażowanie zatrudnionych osób i zmniejszyć poziom rotacji pracowników.

Możliwości e-learningu są ogromne i wiele organizacji dobrze zdaje sobie sprawę z potencjału tego rozwiązania. Wskazuje na to między innymi fakt, że aż 72% ankietowanych firm uważa, iż e-learning pozwala im na zwiększenie przewagi konkurencyjnej dzięki temu, że mogą one lepiej dopasowywać się do zmian.

Dedykowane oprogramowanie czy gotowe rozwiązania? Wybór systemu LMS

Jedną z najważniejszych decyzji, które musimy podjąć, gdy chcemy, by e-learning spełnił nasze wszystkie założone cele, jest wybór odpowiedniego oprogramowania. Na rynku dostępnych jest obecnie wiele różnych rozwiązań – zarówno gotowych „pudełkowych” platform LMS, jak i platform od podstaw tworzonych dla danej organizacji i w pełni dopasowanych do jej potrzeb.

Każde przedsiębiorstwo powinno indywidualnie przeanalizować swoją sytuację i dobrać takie oprogramowanie, które spełnia wszystkie jego wymagania. Jego nieprawidłowy wybór może być bowiem źródłem wielu problemów i ostatecznie doprowadzić do niepowodzenia całego przedsięwzięcia. Na jakie elementy systemu powinniśmy zwrócić więc szczególną uwagę, gdy wdrażamy platformę e-learningową do swojej firmy? Kluczowe czynniki, o których musimy pamiętać, omawialiśmy w naszym poprzednim artykule nt. Wdrożenie platformy e-learning – o czym pamiętać?.

Brak efektów wdrożenia systemu LMS – co poszło nie tak?
 

Pomimo świetnych rezultatów, jakie można osiągnąć dzięki wdrożeniu dobrej platformy e-learningowej, niektóre organizacje nie są zadowolone ze skutków implementacji systemów LMS. Rozczarowanie to przerodzić się może w zniechęcenie do e-szkoleń, co prowadzi do rezygnacji z tej formy edukacji pracowników. Z czego jednak wynikają najczęstsze problemy i czy brak efektów z wdrożenia danej platformy faktycznie oznacza, że firma nie może czerpać żadnych korzyści z e-learningu?

Niespełnienie założeń organizacji dotyczących e-learningu może być spowodowane różnymi błędami popełnianymi na etapie wdrożenia, czy nawet samego przygotowania do wdrożenia platformy. Znajomość konkretnych źródeł problemów może w niektórych sytuacjach pozwolić na naprawę istniejących niedociągnięć. Jakie błędy są zatem najczęściej przyczyną braku realizacji celów przedsiębiorstwa związanych z e-learningiem?

Brak jasno określonych celów wdrożenia e-learningu
 

Pierwszym błędem popełnianym przy wdrażaniu e-learningu jest brak odpowiedniej analizy potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre organizacje zachęcone ogólnymi korzyściami płynącymi z e-szkoleń decydują się na zakup gotowej, pudełkowej platformy bez wcześniejszego wyznaczenia, jakie obszary działania firmy wymagają poprawy i w jaki sposób konkretne rozwiązanie pozwoli na ich optymalizację.

Jeśli proces implementacji nowego systemu nie rozpocznie się od określenia celów firmy, bardzo trudno będzie stwierdzić, czy dane oprogramowanie pozwoliło na zwiększenie efektywności. Gotowe rozwiązania dopasowywane są co prawda do najczęstszych potrzeb przedsiębiorstw, ale nie możemy mieć pewności, że odpowiadają one również na nasze indywidualne wymagania.

To właśnie dlatego każdy profesjonalny software house, taki jak Ideo, zwraca tak dużą uwagę na konieczność przeprowadzenia analizy potrzeb firmy przed rozpoczęciem prac nad stworzeniem oprogramowania. Dzięki temu możliwe jest wyznaczenie konkretnych celów organizacji, dopasowanie platformy do danych wymagań oraz łatwy pomiar efektów wdrożenia.

Nieefektywna komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
 

Kolejnym błędem mogącym sprawić, że efekty wdrożenia e-learningu do przedsiębiorstwa nie będą zadawalające, jest nieprawidłowa komunikacja. Co ważne, problemem może być tu zarówno komunikacja wewnątrz firmy, jak i komunikacja z twórcami oprogramowania.

Wysłuchanie potrzeb i oczekiwań zatrudnionych osób w wielu przypadkach jest niezbędne do stworzenia odpowiedniej platformy e-learningowej. Brak zebrania opinii pracowników, na przykład za pomocą ankiet, może doprowadzić do tego, że system nie będzie rozwiązywał tych problemów, które faktycznie hamują rozwój przedsiębiorstwa.

Nieprawidłowa komunikacja z twórcami oprogramowania może natomiast sprawić, że nawet gdy wiemy, jakie efekty chcemy osiągnąć, nie będziemy w stanie właściwie przekazać swoich wymagań. Rozwiązaniem jest tu współpraca z doświadczonym software housem, który wie, w jaki sposób upewnić się, że dobrze zrozumiał oczekiwania organizacji.

Brak odpowiedniego przeszkolenia z obsługi platformy
 

Wiele firm zdaje sobie sprawę z konieczności przeprowadzenia analizy potrzeb i potrafi odpowiednio przekazać swoje wymagania programistom. Otrzymują dzięki temu platformę w pełni zgodną ze swoimi oczekiwaniami. Dlaczego więc pomimo tego e-learning nie przynosi efektów? Problemem może być to, że zarówno uczestnicy szkoleń, jak i pracownicy przygotowujący dane materiały nie potrafią w pełni wykorzystać potencjału danej platformy.

Aby zapobiec takiej sytuacji konieczne może być przygotowanie szkolenia z obsługi nowego systemu. Takie działanie pozwoli pracownikom znacznie lepiej poznać wszystkie funkcjonalności danego narzędzia i osiągać lepsze efekty.

Nieodpowiednia integracja platformy e-learningowej
 

Nowe oprogramowanie powinno w założeniu usprawniać wykonywanie konkretnych zadań. Czasami okazuje się jednak, że firma wykorzystuje już tyle systemów, że implementacja kolejnej działającej samodzielnie platformy powoduje jeszcze większy chaos. W jaki sposób tego uniknąć? Rozwiązaniem może okazać się integracja systemu LMS z innymi używanymi programami.

Połączenie funkcji platform bardzo często nie jest bazowo dostępne w przypadku gotowych, pudełkowych rozwiązań. Firmy muszą więc mierzyć się z niedogodnościami wynikającymi z używania zbyt wielu aplikacji. Problem ten nie dotyczy jednak profesjonalnego, dedykowanego oprogramowania, które może być zintegrowane z innymi, często wykorzystywanymi w przedsiębiorstwach systemami lub nawet od podstaw stworzone z myślą o współdziałaniu z innymi platformami.

Niepoprawnie dobrany rodzaj oprogramowania, czyli prawdziwe źródło problemów z e-learningiem
 

Obserwując najczęstsze problemy, które sprawiają, że firmy nie są zadowolone z efektów e-learningu, możemy dojść do wniosku, że wiele z nich ma wspólne źródło. Co nim w takim razie jest? To przede wszystkim niepoprawne dobranie rodzaju systemu do realnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Oprogramowanie pudełkowe faktycznie może sprawdzić się w przypadku niektórych mniejszych firm. Gdy sięgają jednak po nie średnie i duże organizacje, efekt często nie jest zadowalający. Pojawić się mogą bowiem problemy związane zarówno z niewłaściwym dopasowaniem systemu do potrzeb, jak i z obsługą platformy czy też z jej integracją. To właśnie wdrożenie gotowego oprogramowania w momencie, gdy potrzebujemy rozwiązania dedykowanego, najmocniej przyczynia się więc do braku oczekiwanych efektów e-learningu.

Nieefektywny e-learning – jak sobie z tym poradzić?
 

Potencjalne problemy e-learningu nie powinny zniechęcać nas jednak do rezygnowania z implementacji platformy szkoleniowej do firmy. Większości błędów możemy uniknąć, jeśli zdecydujemy się na wdrożenie odpowiedniego systemu LMS.

Jeżeli nasza firma nie korzysta jeszcze z e-szkoleń, powinniśmy wiedzieć w jaki sposób należy działać, by nie musieć mierzyć się z wcześniej wymienionymi problemami. Przede wszystkim powinniśmy więc wybrać usługi software house’u, który starannie przeprowadzi analizę przedwdrożeniową, pomoże dobrać odpowiednie funkcjonalności systemu oraz rozwiązania dedykowane, które pozwolą na jeszcze lepszą personalizację. Specjaliści doradzą nam także w tematach związanych z interfejsem platformy, a w razie potrzeb przeszkolą pracowników z obsługi systemu.

Na wszystkie z wymienionych usług możemy liczyć, gdy wybierzemy platformę Ideo e-learning. Nasze liczne udane realizacje świadczą o tym, że jesteśmy w stanie przygotować system LMS, który spełnia wszystkie oczekiwania przedsiębiorstwa.

Co natomiast powinniśmy zrobić, gdy już wdrożyliśmy gotową platformę e-learningową, która nie odpowiada na nasze potrzeby? W takim przypadku działanie musi być dostosowane do konkretnej sytuacji. Czasami może bowiem udać się rozwiązać część problemów i uzyskać zadowalającą efektywność e-learningu. Niekiedy będzie to jednak na tyle kosztowne i czasochłonne, że lepszym wyborem będzie wdrożenie nowej, dedykowanej platformy takiej jak Ideo e-learning, która zostanie dopasowana do wszystkich naszych wymagań.

Podsumowanie
 

Jak więc widzimy, skuteczność wdrożenia platformy e-learningowej tak, aby spełniała ona wszystkie stawiane przed nią wymagania, zależy od kilku istotnych czynników. Przede wszystkim określenie celów wdrożenia i dokładna analiza potrzeb przedsiębiorstwa. Aby zrealizować to założenie, należy zadbać o efektywną komunikację zarówno wewnątrz firmy, jak i z twórcami oprogramowania. Tylko wtedy będziemy mieć pewność, że system będzie odpowiadał rzeczywistym wymaganiom.

Kolejną istotną kwestią jest przeszkolenie pracowników z obsługi platformy oraz zintegrowanie jej z innymi wykorzystywanymi w firmie systemami. W głównej mierze, to właśnie od wyboru odpowiedniego rozwiązania zależy sukces wdrożenia e-learningu do przedsiębiorstwa. Aby zminimalizować ryzyko problemów związanych z integracją, obsługą oraz realizacją wyznaczonych celów, warto postawić na dedykowane rozwiązanie. Zwłaszcza od takiego dostawcy, który dopasuje je do specyficznych potrzeb i wyzwań danej organizacji.