Skuteczny e-learning pracowników z modułem ścieżek szkoleniowych

Ścieżki rozwoju pracowników - korzyści z wdrożenia modułu do platformy e-learningowej
6 kwietnia 2021

Przejrzysty plan rozwoju pracownika, system awansów i szkoleń to elementy bezpośrednio wpływające na motywację i zaangażowanie personelu. Przekonaj się ile korzyści płynie z wdrożenia ścieżki szkoleń pracowników w Twoim intranecie lub platformie e-learningowej.

Wiele przedsiębiorstw zmaga się ze znaczącą rotacją pracowników zwłaszcza w pierwszych latach od zatrudnienia. Jak podaje firma GroMar (zajmująca się realizacją rozwiązań wspierających edukację online oraz dostarczaniem narzędzi i systemów dla biznesu), nawet 16-22% pracowników rocznie dobrowolnie zmienia pracę. Aby od początku poprawnie budować wewnętrzne działania Employer Brandingowe warto zacząć od skutecznego onboradingu i preonboardingu.

Onborading jest procesem wspierania przez pracodawcę nowego pracownika. Proces ten polega na zapoznaniu nowej osoby z nowym otoczeniem i ułatwieniu mu nawiązania kontaktów w przyjaznej atmosferze.

Obecnie jednak wiele firm rozpoczyna teraz proces pomiędzy przyjęciem przez kandydata oferty pracy, a ich pierwszym dniem. Nazywa się to preonboardingiem. Niektóre procedury, takie jak wydanie komputera i być może wprowadzenie w zasady firmy, będą musiały zostać omówione osobiście. Ale inne, które nie wymagają wielu wyjaśnień, takie jak wypełnianie dokumentów podatkowych i ubezpieczeniowych, można załatwić pocztą elektroniczną, zanim pracownik rozpocznie pracę. Można  w ten sposób oszczędzić mnóstwo czasu oraz pozwolić nowemu pracownikowi skupić się na pracy od pierwszego dnia.

Z trendów przewidywanych na rok 2021 wynika, że te działania mogą wygenerować wzrost retencji pracowników nawet o 30 do 91% już w pierwszym roku zatrudnienia.

E-learning w procesach onboarding’owych

Z pomocą przychodzi dynamiczny rozwój zdalnych form edukacji. Przed przedsiębiorcami otworzyły się nowe drzwi z punktu widzenia wewnętrznego szkolenia pracowników, zaczynając zaraz od momentu rozpoczęcia przez nich pracy. Przedstawiamy naszego bohatera od szkoleniowych zadań specjalnych i korzyści, jakie niesie ze sobą moduł zarządzania ścieżkami szkoleniowymi pracowników.

Czym jest ścieżka szkoleniowa pracownika?

Ścieżka szkoleniowa to nic innego jak zbiór materiałów firmowych, tematycznych szkoleń i innych elementów edukacyjnych przypisanych do odpowiednich stanowisk. Takie narzędzie do zarządzania planem rozwoju pracownika jest stosowane jako moduł do platformy intranetowej lub e-learningowej.

Tworzenie ścieżek rozwoju pracownikówNajpopularniejszym rozwiązaniem stosowanym aktualnie wśród dużych i średnich przedsiębiorstw, jest wdrożenie platformy intranetowej zintegrowanej z e-learningiem. Firmy posiadające setki, a nawet tysiące pracowników zyskują intuicyjny, wygodny system komunikacji wewnętrznej i platformę szkoleniową w jednym. Po zastosowaniu modułu ścieżek szkoleniowych, każda osoba może monitorować swój postęp, wyniki z odbytych szkoleń i dalsze perspektywy rozwoju.

Moduł zarządzania ścieżkami to także niezastąpione narzędzie onboardingowe. Z jego wykorzystaniem raz utworzone, właściwe ścieżki szkoleniowe zostają zapisane w systemie, dzięki czemu znika problem odtwarzania procesu wdrożeniowego z każdym nowym pracownikiem. Jeśli z czasem potrzebne jest wprowadzenie modyfikacji w ścieżce, nie ma potrzeby tworzenia jej od nowa – wystarczy zaktualizować istniejący już plan.

Dedykowana ścieżka szkoleniowa dla każdego stanowiska

Każda ścieżka zawiera odpowiedni zbiór elementów dla danego stanowiska, które będą różnić się w zależności od działu czy poziomu zaawansowania, na którym szkoli się pracownik. Prawidłowo stworzona powinna zawierać zróżnicowane elementy rozwijające umiejętności twarde oraz miękkie pracownika. Dodatkowo, dla zwiększonej skuteczności planowania rozwoju personelu, moduł do zarządzania ścieżkami szkoleniowymi pozwala na określenie ram czasowych dla całych ścieżek i poszczególnych etapów. Ten czas ustalany jest pod kątem złożoności planu rozwojowego oraz ilości zawartych w nim elementów do wykonania.

Ścieżka szkoleniowa musi być przypisana do określonych stanowisk ze względu na ich specyfikę i wiedzę branżową, którą chcemy przekazać jedynie określonej grupie pracowników. Chociaż pewne szkolenia ogólne przewidziane na danym etapie rozwoju w firmie mogą się powtarzać w kilku działach i na kilku stanowiskach. Ma to znaczenie w szczególności, kiedy poprzez rekrutację wewnętrzną, pracownicy mają możliwość przenosić się między różnymi działami czy obszarami organizacyjnymi w firmie.

System przechowuje informacje na temat wszystkich indywidualnie odbytych ścieżek szkoleniowych i poszczególnych elementów. Dzięki temu w przypadku migracji pracownika (np. z działu handlowego do zespołu marketingowego) etap pojawiający się ponownie na nowej ścieżce zostaje automatycznie zidentyfikowany jako wykonany. W ten sposób pracownik może wygodnie przejść do czekających na niego istotnych treści.

Dlaczego ścieżka szkoleniowa jest efektywniejsza od pojedynczych szkoleń?

Aby prowadzić zrozumiałą komunikację wewnętrzną, ważne jest aby każdy pracownik dokładnie wiedział jak przebiegać będzie proces jego L&D (Learning&Development) w miejscu zatrudnienia. Kształcenie i rozwój (L&D) to jeden z podstawowych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi.

Learning and Development - platforma rozwoju pracowników

Celem uczenia się i rozwoju jest rozwijanie lub zmiana zachowań jednostek lub grup na lepsze, dzielenie się wiedzą i spostrzeżeniami, które pozwalają im lepiej wykonywać swoją pracę lub utrzymywać postawy, które pomagają im osiągać lepsze wyniki. Pozwala to na praktyczne rozplanowanie czasu pracy przeznaczanego na wykonywanie ścieżki szkoleniowej pomiędzy innymi bieżącymi obowiązkami.

W przypadku pojedynczych, nieregularnie wprowadzanych szkoleń dla pracownika może pojawić się chaos organizacyjny. Dodatkowo, jeśli jednocześnie zaplanujemy zatrudnionemu kilka szkoleń bez ustalonej kolejności czy też zdefiniowanego czasu na wykonanie, dezorganizuje to indywidualny harmonogram działań pracownika. Takie działania, mogą zdecydowanie wpłynąć negatywnie na efektywność jego pracy.

Employer Branding na wysokim poziomie

Z badania przeprowadzonego przez firmę Deloitte,  95% respondentów potwierdziło, że poczucie przynależności ma największy wpływ na wydajność i osiągane wyniki w organizacji. Moduł do zarządzania ścieżkami szkoleniowymi pozwala zapewnić pracownikowi przejrzysty plan rozwoju wraz z wszystkimi potrzebnymi materiałami do zdobycia kluczowych kompetencji na obejmowanym stanowisku.

Dzięki ścieżkom szkoleniowym, możliwe jest zastosowanie różnorodnych testów i ankiet. Firma ma szansę wtedy poznać także silne strony swoich pracowników. W rezultacie ułatwia to podjęcie decyzji, kto jest gotowy  awansować na wyższe stanowisko. Zaangażowanie pracodawcy w rozwój personelu działa korzystnie na wewnętrzny wizerunek marki.  Ważne jest też, żeby pamiętać o sile marketingu szeptanego. Badania przeprowadzone przez Deloitte, pokazują, że około 69% kandydatów nie zaaplikuje do firmy o złej reputacji, nawet jeśli obecnie nie ma pracy.

Tradycyjne szkolenia vs ścieżka szkoleniowa

Proste logowanie i cenny czas administratorów

Współcześnie najpopularniejszą formą wdrożenia e-learningu jest zintegrowanie go z platformą intranetową, która posiada znacznie szerszy zakres możliwości dla firmy. Takie połączenie dzięki zastosowanemu katalogowi użytkowników AD pozwala nawygodną i bardzo prostą obsługę. Mianowicie, każdy pracownik posiada swoje dane jednolitego logowania do firmowych systemów i modułów.

Pracownicy dodawani przez administratorów do katalogu użytkowników zostają przypisani do odpowiednich działów, zespołów i stanowisk. Taka struktura oraz wcześniej wprowadzone i szczegółowo zdefiniowane ścieżki szkoleniowe pozwalają na automatyczne przydzielenie pracownika do dedykowanego mu planu rozwojowego.

Optymalizacja procesów związanych z ręcznym udzielaniem każdemu pracownikowi dostępu do kolejnych pojedynczych szkoleń, pozwala:

  • znacznie zaoszczędzić czas administratorów,
  • zredukować koszty,
  • zmniejszyć prawdopodobieństwo pojawienia się błędu w przyznawaniu uprawnień do konkretnych materiałów.

Raportowanie wyników ze ścieżki szkoleniowej pracownika

Gdy chcemy na bieżąco monitorować postępy L&D pracowników, musimy przypisać odpowiedzialnego „opiekuna” do każdej ścieżki szkoleniowej. Zazwyczaj dobierana jest osoba z danego wydziału firmy, aby realnie oceniać rezultaty odbywania ścieżki szkoleniowej.

Raporty całościowe i szczegółowe raporty wybranych elementów ścieżki

Standardowo co tydzień opiekun ścieżki szkoleniowej dostaje raport postępu pracowników. Kiedy do weryfikacji ścieżek jest kilka lub kilkanaście osób, ważne aby nie powielać informacji oraz niepotrzebnie przeznaczać dużą ilość czasu na przegląd indywidualnych wyników. W raportach tygodniowych uwzględnione są jedynie informacje podstawowe o tym, czy wyznaczone do tego czasu elementy zostały wykonane i na jakim etapie ścieżki znajduje się pracownik.

Dane szczegółowe o efektach i dokładnych wynikach otrzymanych z konkretnego szkolenia, przesyłane są osobno. Podobnie w przypadku ukończenia całej ścieżki, opiekun otrzymuje dokładne podsumowanie z przebycia ścieżki – miejsca zajętego przez pracownika w rankingu, ilości punktów za konkretne etapy itd.

Komunikaty dla uczestnika procesu L&D

Pracownicy mogą dostosować do siebie wygodny wgląd do swoich postępów szkoleniowych w widoku głównym platformy intranetowej. Jednak biorąc pod uwagę masę innych obowiązków wykonywanych na co dzień, funkcjonalną możliwością może się okazać harmonogram komunikatów. Stworzenie mailowych przypomnień o kończącym się czasie na wykonanie elementu ścieżki lub zbliżającym się kolejnym szkoleniu zdecydowanie ułatwia organizację codziennej pracy.

Wszystko w swoim czasie – ramy czasowe wykonywania poszczególnych etapów na ścieżce szkoleniowej

Głównym założeniem ścieżki szkoleniowej jest merytoryczne i praktyczne przygotowanie pracownika do pracy na wybranym stanowisku. Aby plan rozwojowy pracownika był maksymalnie skuteczny, ścieżkę można podzielić na elementy pierwsze.

Przykładowy układ elementów ścieżki szkoleniowej dla nowego pracownika

  • Dzień 1 – Rozpoczyna się od zapoznawczej ścieżki szkoleniowej (pracownik uczy się zasad panujących w firmie, regulaminów, BHP, struktury organizacyjnej, do kogo zwracać się z specyficznymi zagadnieniami itd.)
  • Dzień 2 – pracownik otrzymuje dostęp do firmowej bazy dokumentów oraz szkolenie w jaki sposób i gdzie szukać konkretnych plików. Pod koniec dnia nowozatrudniona osoba dostaje kilka pytań sprawdzających czy wie gdzie szukać jakich dokumentów a więc czy odnajduje się w obecnej infrastrukturze aplikacji tj. FTP, intranet, e-learning itd.
  • Dzień 3-5 – czas na szkolenia. Będą to wdrażające tematycznie, zgodne z nowym stanowiskiem. Pod koniec tego etapu przeprowadzenie kilku testów sprawdzających. Pracownik uzupełnia także kilka ankiet podsumowujących zapoznawczą ścieżkę szkoleń i może zadawać pytania jeśli coś po drodze okazałoby się nie jasne.

Plan rozwojowy pracownika - platforma e-learningowa

Ścieżki szkoleniowe będą się od siebie różnić czasem potrzebnym na ich realizację, a także odstępami czasowymi między jednym a drugim. W zależności od charakterystyki lub złożoności tematu szkoleń i materiałów zawartych w ścieżce, możemy wygodnie dostosować czas trwania poszczególnych etapów. Dla przykładu - przeczytanie treści wprowadzających do tematu może trwać dwa dni i następnie pracownik może przejść już do kolejnego etapu.

Jednak w momencie w którym dwa, trzy szkolenia (np. sprzedażowe) dotyczą technik handlowych, ale w zakresie różnych produktów, odstępy między nimi będą krótkie:1 dzień lub automatyczne przejście do kolejnego. Dzięki temu wiedza może łączyć się w całość. Po takim intensywnym etapie ścieżki, warto wprowadzić kilka dni przerwy przed przejściem dalej w celu prawidłowego utrwalenia zdobytego doświadczenia. W czasie przerwy pomiędzy etapami można wprowadzić ankietę lub test sprawdzający wiedzę ze szkoleń sprzedażowych.

Każdy pracownik ma w platformie intranetowej wgląd do swoich postępów ukończonych szkoleń, czasu pozostałego na wykonanie trwających i do tych które czekają już w kolejce.

Jak stworzyć skuteczne ścieżki szkoleniowe dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy?

Podobnie jak w przypadku dopasowania każdej ścieżki szkoleniowej do specyfiki konkretnego stanowiska, konieczne jest uważne dobranie ścieżek szkoleniowych do charakterystyki zapotrzebowania firmy Klienta. To bardzo istotne, żeby przed rozpoczęciem projektowania i przygotowania merytorycznego szkoleń, przeprowadzić głęboką analizę struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Na stworzenie modułu w 100% dedykowanego indywidualnym potrzebom firmy Klienta wpływają poniższe czynniki::

  • Sektor / branża,
  • Rozproszenie struktury organizacyjnej,
  • Cele / założenia w zakresie działań HR,
  • Wielkość przedsiębiorstwa / liczba pracowników,
  • Obszar działalności (krajowy / międzynarodowy).

Łączenie intranetowych funkcjonalności

Ścieżki szkoleniowe pracowników są funkcjonalnym elementem intranetu, który już w samodzielny sposób tworzy wysoką wartość dla rozwoju personelu. Jeśli jednak zależy nam na jak najwyższej jakości doświadczeń pracowników z firmowym Employer Brandingiem dla lepszego efektu powinien współpracować z pozostałymi funkcjonalnościami platformy e-learningowej w intranecie.

Świetnym elementem, który bardzo praktycznie łączy się ze ścieżkami szkoleniowymi jest grywalizacja. Dzięki możliwości rejestrowania postępów i wyników szkoleń, pracownicy będą zbierać punkty za zaliczanie etapów ścieżki. Wyniki osób odbywających tą samą ścieżkę, tworzyć będą rankingi widoczne dla pracownika w widoku ogólnym na którym miejscu w rankingu się znajdują. Ta pozycja zadecyduje o możliwości otrzymania odznaki np. najlepszy pracownik miesiąca w kategorii „Nowozatrudniony” czy „Młodszy sprzedawca”. W dodatku, można zbierać sumujące się punkty ,aby następnie móc uzyskać za nie bonusy czy prezenty. Poniższe kroki i przemyślenia mogą być warunkiem wstępnym udanej grywalizacji pracy:

  • Opracuj jasny obraz tego, gdzie i jaka zmiana w zachowaniu i umiejętnościach jest pożądana.
  • Upewnij się, że wysiłek odzwierciedla cele biznesowe i nagradza działania, które dodają wartości.
  • Zaprojektuj grę tak, aby miała z natury społeczny charakter.
  • Uczyń grę prostą i łatwą do zrozumienia.
  • Włącz pracowników do procesu grywalizacji dzięki łatwym w użyciu materiałom instruktażowym.
  • Celuj i wykorzystuj konkurencyjny charakter pracowników.

Napisz do nas. Wspólnie zaprojektujemy plan rozwoju Twoich pracowników!


Słowem podsumowania, firmy nieustannie dążą do zredukowania rotacji swojego personelu. Agencja Grow opracowała raport #TRENDYHR_202021 – (R)ewolucje HR, z którego wynika, że 62% badanych przedsiębiorstw planuje w najbliższym czasie zainwestować w poprawę komunikacji wewnętrznej, w tym 46% z nich w poprawę zaangażowania pracowników. Z pomocą modułu ścieżek szkoleniowych jesteś w stanie zapewnić pracownikom przejrzystą strukturę rozwoju, która skutecznie motywuje i wzbudza poczucie przynależności. Jest to także szansa na zbudowanie wizerunkowej przewagi konkurencyjnej na rynku pracy.

Korzyści płynące z zastosowania modułu ścieżek szkoleniowych do firmowego intranetu lub osobnej platformy e-learningowej:

  • Przejrzysta struktura rozwoju pracownika,
  • Wzrost motywacji i wydajności działania,
  • Identyfikacja pracownika z wartościami firmy,
  • Wyeliminowanie powtarzalnych czynności oraz możliwych błędów,
  • Oszczędność czasu administratorów,
  • Spójne doświadczenie pracownika dzięki połączeniu różnych elementów rozwojowych (materiały, szkolenia, grywalizacje itp.),
  • Wygodny dla opiekuna system weryfikacji postępu pracownika na ścieżce rozwoju,
  • Skuteczne zredukowanie rotacji wartościowych pracowników.