Onboarding nowego pracownika kosztuje nawet 40 tys. zł od osoby. Jak odzyskać te pieniądze?

Właśnie tak wygląda onboarding w wielu firmach. Jest chaotyczny, zależny od dostępności kilku konkretnych osób i kosztuje dużo więcej czasu i środków, niż ktokolwiek podejrzewa. Nie dlatego, że ludzie są leniwi – po prostu wdrożenie w większości przypadków nie jest zaprojektowane jako proces, a już rzadko kiedy jest zautomatyzowane. Zamiast tego jest zestawem czynności, które „jakoś się dzieją", za każdym razem od nowa. 

A koszt wdrożenia pracownika jest konkretny i możliwy do policzenia. I robi wrażenie, gdy się to zrobi. 

 

Ile naprawdę kosztuje onboarding pracownika? 

 

Według analizy opublikowanej na MyCompany Polska, całkowity koszt trzymiesięcznego wdrożenia jednego pracownika zarabiającego średnią krajową to około 40 000 zł, czyli niemal siedmiokrotność przeciętnego wynagrodzenia netto i siedem razy więcej niż sam proces rekrutacji. (źródło: MyCompany Polska) 

Na tę kwotę składają się nie tylko te oczywiste pozycje, jak sprzęt, badania lekarskie czy szkolenia, ale także koszty czasu ludzi zaangażowanych w proces: HR-owców, managerów, seniorów/buddies, osób od BHP i bezpieczeństwa. Badanie szacuje, że prawie połowę kosztów onboardingu stanowią właśnie te „koszty ludzkie”, czyli godziny pracy zespołów, które mogłyby w tym czasie robić coś innego. 

Firma zatrudniająca 100 osób rocznie wydaje na sam onboarding około 4 milionów złotych. I to zanim ktokolwiek zacznie liczyć koszty błędów popełnionych przez niedowdrożonych pracowników albo straty wynikające z tego, że senior developer zamiast kodować, tłumaczy nowemu koledze, gdzie jest regulamin pracy. 

 

Gdzie uciekają te pieniądze? 

 

Większość firm wie, ile wydaje na rekrutację. Ale mało która potrafi powiedzieć, ile kosztuje ją onboarding, bo te koszty są rozproszone i trudne do uchwycenia. Ale da się je wskazać. 

Zacznijmy od czasu HR przeznaczanego na powtarzalne czynności: prezentacja o firmie, omówienie regulaminu, procedury BHP, polityka RODO, zasady korzystania z benefitów; to samo kilkanaście-kilkadziesiąt razy w roku. W małej firmie to obciążenie jednej czy dwóch osób, które i tak mają pełne ręce roboty. W dużej – cały etat poświęcony na powtarzanie komuś identycznego materiału. A monotonia tej pracy przekłada się na spadek zaangażowania. 

Drugi kosztowny element to czas seniora i managera. Doświadczony pracownik, zamiast realizować projekt, który przynosi firmie pieniądze, siedzi z nową osobą i tłumaczy podstawy. Ktoś w końcu musi to robić. Ale jeśli połowa tego, co tłumaczy, to wiedza, którą można przekazać raz i udostępnić na platformie – to mamy do czynienia ze zwykłym marnotrawstwem. 

Do tego dochodzą błędy „nowicjusza" wynikające z chaosu informacyjnego. Nowy pracownik nie wie na przykład, jakiego szablonu użyć do danej oferty, nie zna procedury reklamacyjnej, pomija jakiś krok w procesie, bo nikt mu o nim nie powiedział. Każdy taki błąd ktoś musi potem naprawiać – i to też kosztuje. 

Wreszcie: luka w efektywności, czyli Time to Productivity. Nowy pracownik potrzebuje od 8 do 12 miesięcy, żeby osiągnąć pełną produktywność. Tempo, w jakim się do niej zbliży, zależy bezpośrednio od jakości wdrożenia. Według Aberdeen Group, firmy z ustrukturyzowanym procesem onboardingu osiągają o 62% wyższą wydajność nowych pracowników niż firmy, które wdrażają „na wyczucie" (źródło: Aberdeen Group / SHRM). 

Jeśli pracownik odejdzie w ciągu pierwszych miesięcy (a według danych SHRM 20% rotacji zdarza się w pierwszych 45 dniach), to cała ta inwestycja idzie na marne. I trzeba zaczynać wszystko od nowa.

 

System LMS – sposób na odzyskanie kontroli nad kosztami 

 

Skoro głównym źródłem kosztów onboardingu jest powtarzalna praca ludzi, logicznym krokiem jest przeniesienie tej wiedzy tam, gdzie nie trzeba jej powtarzać: na platformę e-learningową. Nie po to, żeby zastąpić ludzi, tylko żeby odciążyć ich od tego, co system i tak zrobi lepiej, bo konsekwentnie, bez pomyłek i o dowolnej porze.

 

Automatyzacja wiedzy twardej 

Szkolenia BHP, procedury bezpieczeństwa, polityka RODO, regulamin pracy, zasady korzystania z systemów firmowych – to wszystko jest powtarzalne i nie wymaga interakcji z żywym człowiekiem. Raz przygotowane szkolenie online można udostępniać każdemu nowemu pracownikowi, z testem weryfikującym na końcu. HR-owiec nie musi tego opowiadać po raz pięćdziesiąty – zamiast tego może poświęcić czas na rzeczy, w których człowiek jest niezastąpiony: rozmowę, integrację z zespołem, indywidualne wsparcie.

 

Platforma szyta na miarę, nie gotowiec 

Na rynku jest wiele platform LMS. Większość z nich pokrywa standardowe funkcje i w typowych zastosowaniach sprawdza się dobrze. Problem zaczyna się wtedy, gdy potrzeba czegoś więcej: konkretnych procesów, niestandardowej logiki działania albo integracji z systemami, które już są w firmie. Gotowe narzędzie trzeba wtedy „obchodzić" – a platforma szyta na miarę po prostu działa tak, jak potrzebuje organizacja. 

Dlatego nie oferujemy tych samych funkcji, które znajdziesz na każdej platformie, tylko tworzymy dedykowane rozwiązania e‑learningowe. Dopasowujemy nie tylko wygląd do marki, lecz przede wszystkim funkcje: procesy, integracje i logikę działania ukierunkowaną na konkretne potrzeby organizacji. Tego nie zapewni gotowe narzędzie – nasze wdrożenie to realne wsparcie dla onboardingu i codziennej pracy. 

 

Dostępność 24/7 – koniec z poczuciem zagubienia 

Nowy pracownik nie musi czekać, aż manager znajdzie wolny termin na szkolenie. Uczy się wtedy, kiedy ma na to przestrzeń. Jeśli po dwóch tygodniach zapomni, jak wygląda procedura zgłaszania reklamacji – wraca na platformę i sprawdza. Nie pyta piątej osoby z rzędu (bo wstyd pytać kilka razy o to samo tę samą osobę), nie szuka w mailach, nie improwizuje. A w przypadku zmian każdy pracownik po prostu otrzymuje powiadomienia z aktualizacją. 

W pierwszych dniach poczucie zagubienia jest największe. Jeśli pracownik ma jedno miejsce, w którym znajdzie wszystkie potrzebne informacje – od struktury firmy, przez procedury, po ścieżkę szkoleniową przypisaną do jego stanowiska – startuje z zupełnie innej pozycji niż ktoś, kto dostał PDF-a z regulaminem i życzenie „powodzenia". 

 

E-learning jako moduł intranetu 

Platforma e-learningowa nie musi działać w oderwaniu od reszty firmowej infrastruktury. W modelu, który stosujemy w Ideo, e-learning jest modułem intranetu – częścią jednego systemu, w którym pracownik ma dostęp do szkoleń, aktualności firmowych, dokumentów, bazy wiedzy i komunikacji wewnętrznej. Nie skacze między pięcioma narzędziami, nie gubi się w zakładkach. Ma jeden ekosystem, który go prowadzi. 

W praktyce oznacza to kompleksowo zaopiekowanego pracownika. Od pierwszego dnia wie, gdzie szukać informacji, jak wygląda jego ścieżka rozwoju i do kogo się zwrócić. A to bezpośrednio przekłada się na mniejszą rotację, niższe koszty ponownych wdrożeń i większą satysfakcję z pracy. 

 

Onboarding zdalny i hybrydowy 

 

Budowanie poczucia przynależności przez ekran to duże wyzwanie. Nowa osoba nie widzi, jak firma żyje na co dzień, nie łapie kontekstu z korytarzowych rozmów, nie wie, kto jest kim. Platforma e-learningowa z modułem intranetu częściowo wypełnia tę lukę – daje pracownikowi pierwsze, spójne „miejsce w firmie", niezależnie od tego, czy ktoś siedzi w biurze w Warszawie, czy w domu w Szczecinie. 

Jest jeszcze kwestia równego standardu. Jeśli onboarding zależy od tego, kto akurat jest w biurze i czy ktoś miał czas na rozmowę – każdy nowy pracownik dostaje inną wersję wdrożenia. Jedni wiedzą więcej, drudzy mniej, a trzeci dowiadują się o istotnych procedurach przypadkiem po trzech miesiącach. Platforma eliminuje tę nierówność: każdy przechodzi tę samą ścieżkę, z tymi samymi materiałami, w tej samej kolejności. 

 

Jak wdrożyć 50 stażystów jednocześnie bez paraliżu działu HR? – Case study 

 

Duża firma produkcyjna (nazwy nie możemy podać, bo obowiązuje nas NDA) co roku uruchamia program stażowy. Do firmy wchodzi 50 osób jednocześnie. Większość z nich to studenci ostatnich lat lub świeżo upieczeni absolwenci. 

Bez platformy e-learningowej wdrożenie takiej grupy oznacza paraliż działu HR na kilka tygodni: rezerwowanie sal, organizowanie kolejnych tur tych samych szkoleń, koordynowanie mentorów, pilnowanie, czy wszyscy przeszli BHP. Ludzie z HR nie robią w tym czasie nic innego. 

Z platformą scenariusz jest zupełnie inny. Cała wiedza twarda – procedury, BHP, RODO, struktura organizacji, systemy firmowe – jest dostępna w formie interaktywnych szkoleń online. Stażyści przechodzą je we własnym tempie. System pilnuje terminów i automatycznie przypomina, jeśli ktoś nie ukończył kursu na czas. Mentorzy nie tracą czasu na powtarzanie podstaw i mogą skupić się na tym, co naprawdę wymaga ludzkiej interakcji: pokazaniu, jak działa praca na konkretnym stanowisku, budowaniu relacji, udzielaniu feedbacku. 

Dla młodych pracowników format szkolenia ma ogromne znaczenie. Onboarding dla pokolenia Z nie może wyglądać jak ściana tekstu w Wordzie; wideo, mikro-learning – krótkie, pięciominutowe moduły zamiast dwugodzinnych prezentacji – quizy, elementy grywalizacji. Platforma e-learningowa pozwala budować szkolenia właśnie w takim formacie. 

Dobrze zaprojektowana platforma prowadzi młodego człowieka dalej – od stażu, przez pierwsze samodzielne zadania, aż do pełnej ścieżki rozwoju w organizacji. Stażysta widzi, co go czeka, jakie kompetencje musi zdobyć i jak wygląda jego droga w firmie. Nie obietnica „możliwości rozwoju" zapisana w ogłoszeniu, ale konkretna ścieżka widoczna na platformie. 

 

Największa zmiana, jaką widzimy u klientów po wdrożeniu platformy, to nie sama automatyzacja szkoleń – to odzyskanie czasu. HR-owcy przestają być żywymi podręcznikami procedur i mogą robić to, do czego zostali zatrudnieni: zajmować się ludźmi. A nowi pracownicy, zamiast czekać, aż ktoś znajdzie dla nich czas, od pierwszego dnia wiedzą, gdzie są i co mają robić. - Paweł Teper, Key Account Manager, Ideo 

 

Onboarding to dopiero początek 

 

Większość firm traktuje onboarding jak zamknięty etap: nowy pracownik przyszedł, zrealizował szkolenia, dostał sprzęt – gotowe. Tymczasem wdrożenie to punkt wejścia do dłuższego procesu. Od jego jakości zależy, czy pracownik zostanie i będzie się rozwijał – czy odejdzie po kilku miesiącach. 

 

Utrzymanie wiedzy w organizacji 

Upskilling i reskilling – podnoszenie kwalifikacji i przekwalifikowywanie pracowników – to dziś konieczność biznesowa. Technologie się zmieniają, procesy ewoluują, przepisy się aktualizują. Jeśli firma nie ma systemu, który pozwala szybko dostarczyć nową wiedzę do odpowiednich osób – zostaje w tyle. 

Platforma e-learningowa, która posłużyła do onboardingu, staje się naturalnym narzędziem do ciągłego rozwoju. Te same ścieżki szkoleniowe, które prowadziły nowego pracownika przez pierwsze tygodnie, mogą prowadzić doświadczonego specjalistę przez certyfikację, zmianę stanowiska czy nowy zakres obowiązków. 

 

Mniejsza rotacja – konkretne oszczędności 

Dane mówią tu same za siebie: według badań SHRM i Brandon Hall Group pracownicy, którzy przeszli dobrze zorganizowany onboarding, z prawdopodobieństwem o 69% większym pozostają w firmie przez co najmniej trzy lata. (źródło: SHRM) Firmy z ustrukturyzowanym onboardingiem notują retencję wyższą o 82% w porównaniu z firmami bez takiego procesu. (źródło: Brandon Hall Group/StrongDM)

Przełóżmy to na pieniądze: jeśli koszt wdrożenia pracownika to 40 000 zł, a dzięki lepszemu onboardingowi rotacja w pierwszym roku spadnie choćby o połowę – przy 100 nowych pracownikach rocznie firma oszczędza setki tysięcy złotych. Nie licząc trudniej mierzalnych korzyści: lepszej atmosfery w zespole, mniejszego obciążenia doświadczonych pracowników i sprawniejszego HR-u. 

Pracownik, który od pierwszego dnia czuje się zaopiekowany, rozumie swoją rolę i widzi ścieżkę rozwoju, zostaje w firmie na dłużej. Nie dlatego, że nie ma alternatywy – po prostu nie ma powodu szukać. 

 

(Prosty) rachunek zysków i strat 

 

Po jednej stronie mamy:  

A po drugiej stronie mamy:  

Automatyzacja onboardingu to nie jest projekt na lata – efekty widać szybko, a inwestycja zauważalnie się zwraca. Chcesz sprawdzić, ile naprawdę kosztuje cię obecny proces wdrożeniowy i co można z nim zrobić? 

Umów się na bezpłatną konsultację. Przejrzymy twój obecny onboarding i pokażemy, które elementy można przenieść na platformę e-learningową, aby Twoja firma zyskała dużo czasu i odzyskała pieniądze.