W jaki sposób znacząco obniżyć koszty szkoleń pracowników?

Jednym z istotnych czynników rozwoju firmy jest podnoszenie umiejętności pracowników. W ostatnim czasie dużo mówi się o KFS i możliwości pokrycia kosztów związanych ze szkoleniami. Jak to wygląda i czy jest to jedyna droga do obniżenia kosztów rozwoju kad
18 maja 2017

Jeżeli czytasz ten tekst, zapewne interesują Cię tematy związane ze zwiększaniem kompetencji personelu lub redukcją kosztów przedsiębiorstwa. Świetnie się składa ponieważ w poniższym artykule odnajdziesz bardzo dużo odnośnie obu tych kwestii. Dodatkowo czeka na Ciebie bonus. A jest nim odpowiedź na bardzo często pojawiające się pytanie, czy można przeprowadzać efektywne szkolenia bez wydawania na nie fortuny? Zacznijmy jednak od początku…

 

Czy słyszałeś już o KFS?

Jeżeli ten skrót do tej pory brzmiał dla Ciebie tajemniczo, pora go rozszyfrować. KFS to nic innego jak Krajowy Fundusz Szkoleniowy. Jest on jednym z wielu instrumentów wsparcia ze strony Urzędu Pracy. Finansują go pracodawcy - część składek, które wpłacają na Fundusz Pracy trafia właśnie do KFS. Zastanawiasz się, w jaki sposób można „odzyskać” te środki?

Liczne hasła reklamowe firm szkoleniowych, z którymi możemy się spotkać głoszą, że KFS finansuje szkolenia w 100%. Owszem tak jest. Ale uwaga - dotyczy to tylko mikroprzedsiębiorstw. Czyli firm, które zatrudniają do 10 pracowników, a roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 mln euro. Nasuwa się zatem uzasadnione pytanie, co z pozostałymi graczami na rynku? Otóż większe firmy mogą liczyć na wsparcie na poziomie 80%. Zaś brakujące 20% są zobligowane do wyciągnięcia z własnej kieszeni, jako wkład własny. Teoretycznie zatem o dofinansowanie może ubiegać się każdy, kto tylko prowadzi działalność na terenie RP. W praktyce jednak każdy urząd samodzielnie wyznacza szczegółowo, dla kogo i w jaki sposób mogą zostać spożytkowane środki.

Jak to wygląda w praktyce?

Na stronie przykładowego PUP znaleźć można dokument „Zasady finansowania kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców w ramach krajowego funduszu szkoleniowego w 2017 roku”. Przeczytać w nim można m.in. o tym, że wsparcie jest kierowane do sektorów takich jak:  przetwórstwo przemysłowe, transport i gospodarka magazynowa oraz opieka zdrowotna i pomoc społeczna. Dodatkowo o dofinansowanie kształcenia ustawicznego mogą się ubiegać osoby, które są w stanie udokumentować, iż przez przynajmniej 15 lat wykonywały prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a którym nie przysługuje prawo do emerytury pomostowej. Kolejna bardzo istotna kwestia wynika z faktu, że uczestnicy szkoleń muszą być zatrudnieni na podstawie umów o pracę. Nie mogą być osobą współpracującą z firmą czy też udziałowcem spółki lub członkiem organów zarządczych jednostki.

Raczej nikogo nie zdziwi fakt, że nie podlegają finansowaniu szkolenia rozpoczęte przed złożeniem wniosku. A jeśli komuś przyjdzie do głowy szkolenie z zakresu kompetencji miękkich, jakże modnego coachingu czy podstaw języka obcego, spotka go rozczarowanie ponieważ dofinansowania nie otrzyma. Podobnie jest w sytuacji studiów czy organizacji sympozjów i konferencji. Nawet tych branżowych.

Urzędy wyznaczają relatywnie krótkie terminy składania wniosków. Oczywiście najczęściej odmienne dla każdego miasta. W niektórych przypadkach były to zaledwie 2 dni.

Bardzo istotnym krokiem jest również wskazanie pracownika (z imienia i nazwiska) który będzie brał udział w wybranym konkretnym szkoleniu. Wówczas komplet dokumentów można złożyć do urzędu i czekać na odpowiedź, która powinna się pojawić maksymalnie do 30 dni.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku (może też zdarzyć się negatywna odpowiedź) następuje podpisanie umowy z urzędem. Zazwyczaj beneficjenci są również informowani o wymaganym progu obecności na szkoleniach. Następny etap to przelanie środków na firmowe konto. Na koniec pozostaje już tylko realizacja szkolenia i przedstawienie stosownych dokumentów do właściwego Urzędu Pracy. Większość podpisywanych umów jest obwarowana dodatkowymi zapisami mówiącymi o częstotliwości korzystania ze szkoleń. Co bardzo istotne to fakt, że nie wszystkie Urzędy Pracy dają przedsiębiorcom możliwość skorzystania z opisanych wyżej środków. Czy jest zatem dla nich alternatywne wsparcie?

Oczywiście, że tak. Jedna z możliwości to platformy e-learningowe, czyli narzędzia kojarzone z nauką na odległość. Pierwsza platforma powstała już w roku 1960. Co ważne jest to technika dość wszechstronna. Wykorzystuje wszelkiego rodzaju media elektroniczne i interaktywne. Dzięki temu użytkownicy mogą odbywać szkolenia w nowoczesny, wygodny dla siebie sposób w odpowiednim miejscu i czasie. A jak wskazują liczne badania e-learning jest uważany za jedną z najbardziej skutecznych metod nauki.

E-learning w firmach

Warto zauważyć, że tego typu szkolenia zdają egzamin w przypadku zatrudniania nowych pracowników. Poza prezentacją produktów i usług można je wykorzystać do nauki procedur, standardów czy szkoleń BHP. Metody te są również bardzo często wykorzystywane do szkolenia personelu z dłuższym stażem pracy np. w przypadku wprowadzania nowego produktu na rynek. Dodatkowo istnieje możliwość monitorowania postępów czynionych przez ucznia. Niewątpliwym atutem jest także możliwość ciągłego doskonalenia samego szkolenia. W tym celu niezwykle istotne mogą się okazać sugestie uczestników. Jednak nie tylko. Również rozwój firmy i zmieniające się otoczenie rynkowe mogą wymuszać wprowadzanie różnego rodzaju modyfikacji.

Tradycyjne szkolenie, do którego zobligowany jest np. tylko jeden dział firmy może spowodować spore zamieszanie i niekiedy też straty.  Z cała pewnością jednak potrafi zdezorganizować pracę. Zaś system szkoleń opartych o technologie webowe jest lekarstwem na opisane uciążliwości. Pozwala też zaoszczędzić czas związany z dojazdem. Nie wspominając już o często wysokich kwotach generowanych przez: honorarium trenera, wynajem ośrodka szkoleniowego, transport, noclegi uczestników, wyżywienie, dodatkowe atrakcje etc. Z kolei brak ograniczeń ilości osób szkolonych powoduje, że platformy te są coraz częściej wybieranym narzędziem nie tylko przez firmy, ale również instytucje i uczelnie wyższe.

Czy w takim razie eLearning ma jakieś wady? Nieliczni wskazują na ograniczenie lub brak kontaktów międzyludzkich. Wynika to z faktu, iż e-learning polega przede wszystkim na indywidualnym przekazywaniu wiedzy. Jednak z drugiej strony może to być ogromna zaleta, zwłaszcza dla osób bardzo nieśmiałych, które krępuje obecność w większej grupie.

Szkolenie internetowe czy tradycyjne

W tym momencie pewnie zastanawiasz się, które formy szkolenia wybrać?

Jeżeli chcesz, aby pracownicy działu szkoleń mogli skupić się na treściach merytorycznych, a nie samej administracji – zoptymalizuj prace. Jeśli natomiast każdy pracownik ma mieć możliwość korzystania z wiedzy w ramach swoich potrzeb – stwórz szkolenia dostępne „od ręki”. A może priorytetem jest zweryfikowanie aktualnego stanu wiedzy zespołu? Zrobią to za Ciebie testy wstępne, które następnie zdefiniują potrzeby szkoleniowe.

Celem jest zwiększenie wydajności pracy przedsiębiorstwa dlatego pamiętaj, że nie powinno być to okupione dodatkowymi utrudnieniami w organizacji zastępstw czy dojazdów. Potrzebujesz wglądu do realnego przebiegu oraz faktycznych wyników pracy szkolenia – monitoruj i kontroluj postępy. Chcesz mieć pewność, iż każdemu pracownikowi została przekazana dokładnie ta sama wiedza – unikaj czynnika ludzkiego i spraw, by przekaz był jednolity. A może Twoja firma musi przeszkolić w krótkim czasie bardzo dużo osób – zwiększ skalę. I w końcu zaoszczędź również gotówkę poprzez redukcję bądź eliminację pewnych grup kosztów. W przypadku szkoleń realizowanych w modelu Distance Learning – masz taką możliwość.

Czy wiesz już, który model może zapewnić Ci te wszystkie korzyści?

Paweł Teper, Kierownik projektów e-learningowych w Ideo Sp. z o.o.